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Función principal de Inventarios



La sección de Inventarios tiene como función principal el registro de movimientos, control y preservación de los bienes de la Universidad a cargo de sus funcionarios, labor que se fundamenta en la información oportuna y precisa reportada por los usuarios responsables de los bienes.

 

Funcionarios de la oficina de Inventarios



Darío Alberto Ibarra
Jefe
Extensión: 49556
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Adriana Pabón Parra
Secretaria
Extensión: 49555
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Alonso López Hernández
Auxiliar
Extensión: 46557
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Rigoberto Muñoz Correa
Auxiliar
Extensión: 49558
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Mauricio Montoya Valencia
Auxiliar
Extensión: 49558
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Rene Armando Ospina
Auxiliar
Extensión: 46559
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Oficina control de inventarios


 

Medellín, 28 de febrero de 2020

 

Para: Personal Docente y Administrativo

Referencia: Verificación de Inventario Anual de Bienes

 

Cordialmente me permito solicitar al Personal Docente y Administrativo, la verificación física de existencia de los bienes, a realizarse vía electrónica por lista de chequeo. Ver circular anexa de la Vicerrectoría de Sede.

El listado revisado con las observaciones correspondientes, debe ser diligenciado siguiendo el instructivo: https://medellin.unal.edu.co/unfaro/67, de acuerdo con la siguiente programación o antes de la fecha indicada, en la que el sistema cerrará el proceso de verificación:

Nivel central y Unisalud   Marzo 2 al 31 
Facultad de Arquitectura  Abril 1 al 30
Facultad de Ciencias Mayo 2 al 30
Facultad de Ciencias Agrarias Junio 1 al 30
Facultad de Ciencias Humanas Julio 1 al 31
Facultad de Minas Agosto 3 al 11 de Septiembre

 

Lo anterior, en cumplimiento del procedimiento “VERIFICAR EXISTENCIA DE BIENES”, y demás disposiciones de orden legal respecto al control de bienes públicos, referenciada en el numeral 22 del Artículo 34 de la ley 734 de 2002.

Agradecemos su valiosa gestión y respuesta, para la consolidación del informe final ante las instancias administrativas de la Universidad y demás entes de control del Estado.

(Original firmado por)

DARÍO ALBERTO IBARRA

Jefe Sección de Inventarios

 

 

 

Preguntas frecuentes de inventarios


 

Por hurto o extravío:

  • Informe de los hechos que originaron la pérdida del bien, dinero o título valor (modo, tiempo y lugar de ocurrencia de los hechos)
  • Denuncia ante autoridad competente (Fiscalía y/o Estación de Policía)
  • Cotización (es) actualizada de bienes
  • Certificaciones de las autoridades competentes (Aplica para desastres naturales de inmuebles)
  • Acta de inspección
  • Formato creación de responsabilidad
  • Salida de Almacén del bien perdido. (Aplica para el bien perdido que estaba al servicio de la Universidad) o Entrada de Almacén del bien perdido. (Aplica para el bien que al momento de la pérdida se encontraban en el almacén)

  • Reclamación por daño parcial o total:
  • Informe de los hechos que originaron la pérdida por daño (modo, tiempo y lugar de ocurrencia de los hechos)
  • Diagnostico técnico del daño parcial o total
  • Cotización (es) actualizada de daños
  • Acta de inspección, cuando aplique
  • Formato creación de responsabilidad
  • Registro fotográfico
  • Certificaciones de las autoridades competentes (Aplica para desastres naturales de inmuebles)

  • Nota: La compañía de seguros, dentro de su análisis, podrá solicitar documentos adicionales a los establecidos en este listado.


    Todos los empleados administrativos y docentes que tengan una vinculación laboral o contractual con la Universidad. Para los contratistas debe haber una cláusula en el contrato que hable de la responsabilidad de bienes.

    Diligenciar y entregar en la Sección de Inventarios la “solicitud de retiro de bienes del servicio” con el concepto técnico de los equipos, emitido por la Dirección de Laboratorios.

    Presentar al Comité de Administración de bienes de la Sede, una propuesta de reposición o pago de bienes de las mismas características de calidad y servicio del elemento que tenía la Universidad, anexando una cotización actualizada del bien.

    Finalizado el contrato o convenio, el funcionario responsable de los bienes por la universidad, debe entregar en la Sección de Inventarios el acta de liquidación con información precisa sobre la propiedad y destinación de los bienes.

    Es el documento que autoriza la salida temporal de bienes de la Universidad, para el cumplimiento de actividades propias de la institución, docencia, investigación y extensión.

    Los bienes reclasificados y de consumo control que no están registrados en el listado de inventario, su control y preservación es responsabilidad de las dependencias que los requieren para el servicio. Cuando dichos bienes no son de utilidad en las dependencias, su entrega se realiza en la bodega de inventarios como los demás bienes de su inventario.

     

    Formatos de inventario


     

    Consultas


    Reporte de Activos Fijos


    Los usuarios pueden consultar con este enlace, un bien por número de placa (PDF) y su listado de inventario en (PDF y/o EXCEL).
    Ingresar usuario y contraseña del correo institucional.

     

    Sabías que...



    Un funcionario de la Universidad Nacional debe:

    • Legalizar oportunamente el traslado de bienes a otros funcionarios y/o dependencias.
    • Diligenciar el movimiento transitorio de bienes que salen de la Universidad y reportar su reintegro.
    • Reportar oportunamente el hurto de bienes, con su respectiva denuncia y cotización.
    • Brindar información precisa para aclarar los bienes no ubicados.
    • Responder por los bienes faltantes.
    • Gestionar oportunamente el retiro de bienes del servicio, en estado de inservibles u obsolescencia.


    Velar por la custodia y preservación de los bienes es un deber de todos los funcionarios de la Universidad, por eso te ayudamos a:

    • Legalizar la entrega del inventario a cargo, cuando asumes nuevos roles, cambias de dependencia o por retiro de la Institución.
    • Traslado de bienes entre dependencias y/o funcionarios
    • Retiro de bienes del servicio
    • Movimiento transitorio de bienes

     Socialización de procedimientos 2018